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コーチング タイム・マネジメント

2014年10月17日 (金)

「スマートノート」のすすめ

先日 ある勉強会があって それに参加したんだけど 正直内容が 今ひとつでわりとつまらなかったんだよね。

 
 
それで 途中ででていくわけにもいかないので (実は僕はわりと途中ででていく人) どうやって 時間をやり過ごそうかな? とかおもってたんだけど 「ある方法」で その時間がとびきり価値のある時間になったんだよね。
 
 
 
 
まぁ その「ある方法」についてなんだけどね。 
 
 
 
 
 
 
僕は 以前に 研修とか勉強会で重要なのは そのときのメモだけでなくて 
 
 
「なぜかはわからないけど そのときにおもいついたことをバンバンメモして 行動できることばにしておく」
 
ってのが重要だって話したよね。
 
 
 
 
たとえば なにか法律関係の資格更新とかの、うけないといけない退屈な研修なんかで その時間にまるっきり関係の無い「内職」をやるのは、効率が悪いし あんまりハデに内職するのもアレだしね。
 
 
そういうときに よく「あぁ あれやっとかなくちゃなぁ」とか、「そういえば あれどうしようかな、、、」ってこと思いだしたりするよね。
 
 
そういうのを バンバン、ノートに書いて、「いつまでに、何をする」ってかたちで 書いておけば その時間は ちゃんと、価値がある時間になるよね。
 
 
 
 
 
 
僕が おすすめするのは いわゆるふつうの「大学ノート」をつかって ガシガシ書いていく方法。
 
 
ただ さすがにふつうに大学ノートをそのままつかうと 見ためがあまりにもプアなので 「カバーノート」をつかうといいね。
 
 
 
2
 
 
こういうヤツね。
 
 
種類はいろいろありますよ。
 
 
あと、わりと大きな文房具屋で、聞いてみたんだけど 「ありません」っていわれました。
 
 
 
 
でも 諦めずに自分でさがしたら、ちゃんとありました(笑)
 
 
わりとマイナーな商品なのかな?
 
 
 
Amazonとかで、買うのがいいかもね。
 
 
 
 
 
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キングジム レザフェス ノートカバー B5S 1901LF

 
 
 
 
僕はこれをつかっているんだけど 大学ノートが2冊差し込める。 ノートサイズはB5でもA5でも それぞれにあったカバーが発売されているから 好みでつかうといいとおもう。
 
 
ガシガシ書き込む派の僕はB5サイズ、、、いわゆる ふつうの学生とかがつかっているサイズにしている。
 
 
ただ なんとなくカバーノートつかっている人は、もうひとつ下のサイズのA5をつかっている人がおおいみたいね。
 
B5サイズだと かなり大きいので 会議やらで わりと詰めてすわると、横の人に見られてしまう感じはするね。
 
だから そういう機会がおおい人は A5サイズがいいかもね。
 
 
僕はそういう機会よりも 「ガシガシ書く」という利便性をとって B5サイズにしてるし それで正解だとおもってるよ。
 
 
まぁ どっちでもお好みでいいんだけど 何よりノートが コンビニでも100円ショップでもどこでも しかももの凄く安く売ってるので、気がねなくガシガシ書けるってことだね。
 
 
 
 
 
 
で、その書きかたなんだけど、僕はこの本を参考にした。
 
 
 
1
 
 

あなたを天才にするスマートノート

 
 
世の中で、「スマートノート」っていうと スマホをつかってEvernoteとかに とりこんだりするやつだったりするけど これは、ノートのつかいかたの本だね。
 
 
僕が 実践しているのは この中で3つ。
 
 
1 ノートの右側からかいて、左側はあけておく。
 
 
2 毎日2ページ以上書く。
 
 
3 自分の結論を書く。
 
の3つ。
 
 
 
 
とくに1の「左側はあけておく」っていうのが 今回の勉強会で役にたったよ。
 
 
左側をあけておく理由は、いろいろあるんだけど 要するに
 
 
「あけておくことで、何かかきたくなるようにすることで 自分自身の意見をつくりだせるようにする」
 
ってことだね。
 
 
メモやノートは、たんなる情報なんだけど それを「こねくりまわす」必要があって そのためのスペースなんだよね。
 
 
 

 
 
詳しくは 本をよんでもらうと いいんだけど こっちにもわりとまとまったまとめがあったので こちらを参考にしてもいいかもね。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
僕が あまりたいしたことがない勉強会なのに とても価値がある時間になったのは この「スマートノート」の方法をつかったからだね。
 
 
 
 
 
 
ノート術なんて、世間に山ほどあるけど 本当にこれは 安価でカンタンで、しかも 価値がるので ぜひおすすめしますよ。
 
 
本が 1600円くらい? Kindleなんかで買えばもっと安いし カバーノートも実売 1500円程度です。もっと安いカバーノートもあります(1000円くらい)。
 
ノートそのものは、100円くらいなので 全部で投資額 3000円かそれ以下ですね。
 
 
 
 
 
失敗してもその程度の損失です。やらない手はないよ。
 
 
 
 
と、いうことで また次回!
 
 

2014年9月24日 (水)

「立て直してくる人」の共通点を発見した

最近 ちょっと気づいたことをメモ的に話してみるね。

 
 
 
 
「タイムマネジメント」的なことって いろいろあるけど よく「スキマ時間をうまくつかおう」みたいなことっていわれるじゃないですか?
 
 
あれはあれで 雑誌にでてくる「デキるビジネスマン」みたいな人ってそんな感じなんだけど でも ちょっとした時間をつかってなんかやるとか なんだかとてもできないなぁっておもってたんだよね。
 
 
いや いまでもそうおもってるよ。
 
 
でも 「1日の時間の予算が決められている 」ってことになると いわゆるクリエイティブな時間につかえる時間って決まっているので スキマ時間でもうまくマネジメントしないと なんだかもったいない気がするよね。
 
 
 
 
 
 
ところで 9月から新しく転勤なんかになった人とかもいるんだろうけど まえの職場はわりとうまくいってたんだけど 今回の職場は いろんなところに問題があって ちょっとイロイロ立て直さないといけないなぁ なんて人もいるとおもう。
 
 
他にも いろんな理由から ちょっと窮地に至ったんだけど しばらくしてお会いすると 「今はずいぶん落ち着きましたよ」 なんて わりと涼しいかおでいう人とかもいる。
 
 
 
もちろん いつまでたっても 約束の時間が守れない人とか なんだかさして仕事もうまくいってない感じなのにやたらバタバタしている人もいるし。
 
 
 
 
この違いはなんなんだろう?
 
 
で、何か大変な状況であっても 最終的にうまくいかせる人の共通点って このあいだ発見したんだよね。
 
 
 
 
うん。
 
 
それは 
 
 
「何かやるときに 1時間単位で仕事をするんじゃなくて 分単位で仕事をしている」
 
 
ってことだったんだよね。
 
 
 
分単位っていっても 1分ごとに違うことやる とか そういうことではなくて 「これやるのに 1時間かかるなぁ」ってかんがえるんじゃなくて
 
 
「これは 毎日20分やろう」
 
 
とか
 
 
「15分だけは これにいまのうちに取り組んでおこう」
 
 
とか
 
 
「残りの 40分くらいを 資料読みにつかおう」
 
 
とか そういう使い方をするんだよね。
 
 
 
 
 
 
逆に いつまでも うまくいかない人は
 
 
「とても やる時間はない」
 
 
「毎日やるとか そんなことは無理」
 
 
「まったくそんな時間はない」
 
 
みたいな 恐らく なにかに手をつけて「1時間」の時間を確保することはできないっていってるんだと おもう。
 
 
 
 
それで 時間は無い無いっていってて だからいつまでたっても 同じ問題が解決されないんだよね。
 
 
 
 
 
 
 
立てなおしてくる人も 同じように時間がないんだけど 「15分」とか「20分」とかの時間をつかって 少しずつ 長いスパンの仕事に手をつけてくるから いつのまにか 本質的な解決に近づくってことになるんだろうね。
 
 
 
 
 
 
 
これは 僕的には 大発見で 「なんで この人たちは いつもいつも時間がなくて しかも問題解決できないのか?」 っていう疑問の答えが
 
 
「仕事は1時間単位でやらないといけないとおもっている。15分とか10分とかで続けるメソッドをもっていない」
 
ってことなんだなっていうのが よくわかったよ。
 
 
 
 
もちろん それをやらない理由はさまざまなので この指摘をしたからといって すぐに15分単位で仕事をやりはじめるのか? っていうと そんなことはぜんぜんないけどね。
 
 
 
 
そうかんがえると 「スキマ時間」の有効活用とか、ビジネス雑誌にのっている人たちって 本当は 「この時間こそが本当の仕事の時間」っておもってるのかもね。
 
 
と、いうことで また次回!
 
 
 

2014年5月21日 (水)

理想的なものを最初にする

 みんなが同じ時間で出勤してくる職場じゃなくて、シフト制の職場のところもあるよね。 

 
 
そこで 意外と おろそか?というか あんまり考慮されてつくられてないのが 「シフト表」あるいは「スケジュール表」ってやつ。 
 
 
この「シフト表」って、ちゃんと作成のためのノウハウってあって それによってずいぶん仕事のできが違う。
 
 
 
ちょっと そのことについてはなししてみるね。
 
 
 
 
 
 
 たいていの職場での「シフト表」は、なにを目的につくられているか?というと 「公平であること」がほとんどなんだよね。 
 
 
もちろん 不公平ではマズイけど 公平さがいちばんの優先順位にするのは もったいないんだよね。 
 
 
 
 
実際 「どうやってシフトつくるんですか?」って つくりかた聞いてると たいていは
 
 
「まず、全員の希望の休みをきいて それから出勤できる日を埋めて、、、、」 
 
 
ってやり方でやってるんだよね。 
 
 
 
そのあと 公平に休みをとれるかどうか? をある程度考慮して、、、でできあがり!ってなるみたい。 
 
 
 
 
 
これは もったいないよ。 
 
 
 
 
 
いちばん、優先しないといけないのは いちばん優先順位が高いことがおこなわれるようになっているか?なんだよね。 
 
 
 
たとえば 顧客や製造のピークの日程がわかっていたとする。
 
 
 
 
そうすると 以下のような手順でシフトをつくっていく。
 
 
 
 
 
 
その日程や前後に、理想的な人員(頭数だけじゃなくて、メンバーの人選も)を配置する。
 
 
そのあと 理想的な日程のミーティングなどを決めて配置する。 
 
 
理想的なシフト表ができてから、全員の希望にそっているか確認する。 そっていなければ、ここで調整する。 
 
 
 
公平であるか、調整する。 できるだけ公平にするけど できなければ その旨つたえておく。
 
 
 
 
 
 
 
 
つまり まず最初に理想的なシフトをくんで そのあとに実際をあてはめていく、、、っていうやりかただよ。 
 
 
 
これは 原則というか 基本みたいなもので このようにつくっていくってことを まずおさえておくと 効果的なシフトがつくりやすいよ。
 
 
 
 
 
 
 
 メリットはいろいろあるんだけど いちばん大きいのは 優先順位を意識したシフト表ができるので 自然とみんな優先順位の高いことがおこなわれやすくなるよ。 
 
 
 
逆に デメリットは 面倒くさいこと(笑)  調整がめんどうになったりするし、なにより 優先順位高いことかんがえること そのものが面倒くさい(笑)いやほんとに。 
 
 
 
だから ほっといたら やりやすいことやら、いつもどおりのことしか行われくなるんだろうね。 
 
いつまでたっても 同じ問題が解決しない、、、って状態の原因になる。
 
 
 
 
 
  まぁ 基本はこうするんだよ っていうのは知っておいて ときどきちゃんと 優先順位高いことがおろそかになってないか 確認するぐらいで いいとおもうよ。
 
 
僕もコーチングのクライアント企業さんと、いっしょにときどき確認したりするよ。 
 
 
 
 
 
 意外と 「シフト表」をみなおすだけで 業務がうまくいったりサービスレベルがあがったりすることはあるから 定期的にチェックするといいとおもうな。 
 
 
 
と、いうことで ではまた次回!