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2014年5月21日 (水)

理想的なものを最初にする

 みんなが同じ時間で出勤してくる職場じゃなくて、シフト制の職場のところもあるよね。 

 
 
そこで 意外と おろそか?というか あんまり考慮されてつくられてないのが 「シフト表」あるいは「スケジュール表」ってやつ。 
 
 
この「シフト表」って、ちゃんと作成のためのノウハウってあって それによってずいぶん仕事のできが違う。
 
 
 
ちょっと そのことについてはなししてみるね。
 
 
 
 
 
 
 たいていの職場での「シフト表」は、なにを目的につくられているか?というと 「公平であること」がほとんどなんだよね。 
 
 
もちろん 不公平ではマズイけど 公平さがいちばんの優先順位にするのは もったいないんだよね。 
 
 
 
 
実際 「どうやってシフトつくるんですか?」って つくりかた聞いてると たいていは
 
 
「まず、全員の希望の休みをきいて それから出勤できる日を埋めて、、、、」 
 
 
ってやり方でやってるんだよね。 
 
 
 
そのあと 公平に休みをとれるかどうか? をある程度考慮して、、、でできあがり!ってなるみたい。 
 
 
 
 
 
これは もったいないよ。 
 
 
 
 
 
いちばん、優先しないといけないのは いちばん優先順位が高いことがおこなわれるようになっているか?なんだよね。 
 
 
 
たとえば 顧客や製造のピークの日程がわかっていたとする。
 
 
 
 
そうすると 以下のような手順でシフトをつくっていく。
 
 
 
 
 
 
その日程や前後に、理想的な人員(頭数だけじゃなくて、メンバーの人選も)を配置する。
 
 
そのあと 理想的な日程のミーティングなどを決めて配置する。 
 
 
理想的なシフト表ができてから、全員の希望にそっているか確認する。 そっていなければ、ここで調整する。 
 
 
 
公平であるか、調整する。 できるだけ公平にするけど できなければ その旨つたえておく。
 
 
 
 
 
 
 
 
つまり まず最初に理想的なシフトをくんで そのあとに実際をあてはめていく、、、っていうやりかただよ。 
 
 
 
これは 原則というか 基本みたいなもので このようにつくっていくってことを まずおさえておくと 効果的なシフトがつくりやすいよ。
 
 
 
 
 
 
 
 メリットはいろいろあるんだけど いちばん大きいのは 優先順位を意識したシフト表ができるので 自然とみんな優先順位の高いことがおこなわれやすくなるよ。 
 
 
 
逆に デメリットは 面倒くさいこと(笑)  調整がめんどうになったりするし、なにより 優先順位高いことかんがえること そのものが面倒くさい(笑)いやほんとに。 
 
 
 
だから ほっといたら やりやすいことやら、いつもどおりのことしか行われくなるんだろうね。 
 
いつまでたっても 同じ問題が解決しない、、、って状態の原因になる。
 
 
 
 
 
  まぁ 基本はこうするんだよ っていうのは知っておいて ときどきちゃんと 優先順位高いことがおろそかになってないか 確認するぐらいで いいとおもうよ。
 
 
僕もコーチングのクライアント企業さんと、いっしょにときどき確認したりするよ。 
 
 
 
 
 
 意外と 「シフト表」をみなおすだけで 業務がうまくいったりサービスレベルがあがったりすることはあるから 定期的にチェックするといいとおもうな。 
 
 
 
と、いうことで ではまた次回!
 
 
 

 

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