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2014年1月28日 (火)

会議参加で「超お得」な2つの方法

誰かとミーティングをしたり、あるテーマで会議をしたりするときに 参加者として どの程度準備をしたほうがいいんだろうね。 

 
 
実際、会議をひらく側だったり、発言や発表をすることがきまっていたりする人は ちゃんと準備するだろうけど 参加者はほとんど準備してないんじゃないだろうか?
 
 
 
ってか 必要な準備ってなにそれ? っておもう人もいるだろうけど やっておいたほうが よいものを2つだけ ピックアップしてみた。 
 
 
 
 
1 議題について 「予想される難しいのではないか?」とおもわれる部分をメモしておく
 
 
議題は当日わかるケースもあるだろうし、わからなくても事前にある程度予想しておく。
 
 
そして、会議で話しあわれるわけだから なにかしら問題や困難があるはず。
 
 
そこで 解決策をかんがえておくのではなくて
 
 
「何が難しくしているのか?」 
 
ということをかんがえておく。
 
 
解決策をかんがえるのは 会議やミーティングで 出される情報をもとにしたほうが効率がよい。
 
 
「何が困難なのか?」  「何が難しくしているのか?」 というのは 議題からはなれないためにも 明確にしておくと便利。  
 
 
 
 
 
2 ノートやメモを2冊用意するか、線をひいておく
 
 
準備というか 会議中におこなうことかもね。  
 
 
仮に ノートに会議のメモをとっているとする。
 
 
そこに ノートに真ん中に縦に一本、線をひきます。
 
 
右側には ふつうの会議のメモ 
 
 
 
左側には 会議中におもいついた  
 
 
「あ、そうだ あれやっとかなくちゃ」 
 
 
とか 
 
「あーそうか これは会議に関係ないけど 自分のアレに役立つな」 
 
 
とか 
 
「ぜんぜん関係ないけど、いま思いついた良いアイディア」
 
 
を どんどん書きます。
 
 
 
会議後に 順番をつけて やっつけます。 
 
 
僕は 同じノートに書いたほうが その時の雰囲気が伝わるので同じノートの左側に書くようにしているよ。 
(もちろん 左右は逆でも良い)
 
 
 
会議中とかは 不思議と、会議とは関係ないアイディアがうかんだり、忘れていたことを思い出したりってことがあるよね。 
 
 
これは 関係なく 即座に左側に書いて、思いつくのであればどんどん書いたほうがいいよ。 
 
 
 
そこで ポイントは「アイディア」をメモするんじゃなくて 「この会議のあと どうするのか?」を書くこと。
 
 
 
たとえば Aさんに相談してみようか ということを思いついたとするよね。
 
 
そうすると 「Aさんに相談」 って書くんじゃなくて 「Aさんに相談できないか XX時に電話する」 とか書く。
 
 
これだと 会議後にすぐ行動できるよ。
 
ちょっとした違いなんだけど 効果はぜんぜん違うよ。
 
 
 
重要な会議だと 書くことで「メモした」という安心感で 議題に集中できるし つまらない会議だったら 時間のムダにならない。 
 
 
 
 
 
僕は どうしても参加させられたセミナーや講演会なんかには この方法をよくつかうよ。  
 
 
 
この2つは ちょっとしたコツなんだけど 知っていればとてもお得です。
 
 
 
今日 ちょっと コーチング中にこの2つをクライアントさんに お話したら けっこう喜ばれたので 紹介してみました。
 
 
 
 
 
 
 

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